La profession doit adhérer à des normes déontologiques élevées afin de conserver la confiance du public. Ce code de déontologie de l’Association québécoise des administrateurs juridiques (AQAJ) établit les lignes directrices ou normes assurant une gestion éthique des pratiques légales.

Les administrateurs qui oeuvrent dans les cabinets juridiques, et ce peu importe le palier, doivent se familiariser avec ces règles et les utiliser dans l'exercice de leur fonction. Ils doivent également étudier et se conformer aux lignes directrices d’associations ou organismes reliés au monde juridique tels le Barreau du Québec, le Barreau Canadien, etc.. Ils doivent également initier la communication des normes, des règles, des directives, etc. au personnel et professionnels de leur cabinet.

Principes et règles à suivre

Honnêteté

L'administrateur de cabinet juridique doit:

• être ouvert et honnête dans ses relations avec les avocats, le personnel et autres;
• ne jamais compromettre la réputation ou l'intérêt d'une pratique légale par une conduite malhonnête ou illégale.

Intégrité

L'administrateur de cabinet juridique doit:

• éviter les conflits d'intérêts réels ou apparents et aviser toutes les parties concernées de tout conflit potentiel;
• ne jamais entreprendre des activités qui pourraient nuire à l'exécution éthique des responsabilités d'une profession;
• refuser toute faveur, cadeau ou hospitalité qui pourrait influencer ou sembler influencer les actes, à moins d'être dévoilé au préalable par l'administration;
• de façon personnelle, ne jamais solliciter ou accepter des honoraires, commission, cadeau, pourboire, rabais ou prêt en change de services rendus ou fournis à des clients existants ou potentiels;
• rechercher et promouvoir des méthodes d'emploi justes et équitables et s'opposer à toute discrimination basée sur le genre, l'âge, la race, la religion, la nationalité, l'orientation sexuelle, handicap physique ou les statuts matrimoniaux, parental ou de vétéran;
• chercher à favoriser un environnement de travail fondé sur le respect et la dignité et libre de harcèlement sexuel.

Objectivité

L'administrateur de cabinet juridique doit:

• transmettre toute l'information de façon équitable et objective;
• dévoiler entièrement toute information connue qui pourrait être essentielle à une décision financière ou administrative;
• dévoiler entièrement toute information pertinente nécessaire à l'utilisateur concerné pour permettre d'interpréter les rapports administratifs, les communications des employés, les recommandations d'affaires et commentaires.

Compétence

L'administrateur de cabinet juridique doit:

• maintenir un niveau élevé de compétences professionnelles et rehausser ses capacités existantes par des programmes d'éducation professionnels, par une association avec des groupes de pairs et par un programme de formation personnel;
• reconnaître et communiquer les limites professionnelles et autres contraintes qui pourraient empêcher un bon jugement ou la réussite d'une activité;
• s'assurer que les tâches déléguées soient assignées de façon responsable et qu'elles sont exécutées avec toute la compétence auquelle la profession doit s'attendre;
• mettre tous les efforts pour s'assurer que les subalternes possèdent les capacités et les compétences nécessaires.

Indépendance

L'administrateur de cabinet juridique doit:

• s'assurer que toutes les activités politiques de nature personnelles soient séparées de la pratique légale;
• ne jamais faire de placements qui pourraient provenir d’informations privilégiées obtenues par le biais des activités du cabinet ou de sa clientèle;
• faire preuve de prudence et de modération dans ses transactions financières personnelles, y compris des placements spéculatifs et des comptes sur marge, afin d'éviter toute dette ou autre obligation financière pouvant compromettre l'indépendance et le jugement professionnel.

Responsabilité professionnelle

L'administrateur de cabinet juridique doit:

• répandre une image positive du domaine juridique à ses clients actuels et potentiels; aux avocats, personnel, banquiers, conseillers, fournisseurs, presse, organismes gouvernementaux, communauté juridique, et tout autre entité pertinente;
• faire preuve de diligence raisonnable dans le recouvrement de données d'affaires et d'information de sources internes et externes afin de présenter cette information de façon à faciliter une prise de décision éclairée.

Confidentialité

L'administrateur de cabinet juridique doit:

• ne jamais dévoiler l'information confidentielle acquise au cours de son emploi, qu'il soit au service ou non de cette même pratique légale, sauf lorsque légalement dans l'obligation de le faire;
• informer ses subalternes que la confidentialité de l'information acquise au cours de leur travail s'avère essentielle, et surveiller leurs activités afin de s'assurer que la confidentialité soit respectée;
• s'assurer que toute information confidentielle sera utilisée exclusivement à des fins de la pratique légale et ne soit pas fournie aux personnes non autorisées ni utilisée pour promouvoir des intérêts privés ou pour en faire un profit personnel.

Service

L'administrateur de cabinet juridique doit:

• exécuter ses fonctions de bonne foi et dans le meilleur intérêt de la pratique légale;
• exécuter ses fonctions uniquement selon les assignations données;
• compléter les tâches assignées de façon opportune;
• promouvoir et surveiller les lignes directrices pour le développement de la pratique et des activités de marketing pour s'assurer que ces activités soient indiquées à une pratique légale et se conforment aux normes professionnelles imputables.

Dernière mise à jour: 24 septembre 2016